Tutorial – Teilnehmer Plattform Überblick, Sessions & Interaktionen

Für die Virtuelle Konferenz-Plattform wird der Online-Anbieter “Accelevent” benutzt. Hilfe finden Sie dort unter (nur Englisch): https://support.accelevents.com/en/articles/4106362-i-m-an-attendee-at-a-virtual-event-what-do-i-do

Inhalt

  1. Systemvoraussetzung
  2. Zugang zur virtuellen Konferenz-Plattform
  3. Übersicht Foyer und Navigation (Bereiche)
    1. Foyer Inhalte
    2. Navigation (Bereiche)
  4. Übersicht Channels, Chats und My Meetings
    1. Channels (Vorträge & Aussteller)
    2. Chats (Direct Messages)
    1. My Meetings
  5. Chat- und Meeting-Anfragen zulassen
  6. Chat- und Meeting-Anfragen stellen
    1. Chat (Direct Message) erstellen
    2. Meeting erstellen
  7. Chatnachricht empfangen
  8. Mit Teilnehmer verknüpfen und Video-Chat
    1. Mit Teilnehmer verknüpfen
    2. Anfrage für Video-Chat stellen
    3. Erhaltene Anfrage für Video-Chat annehmen
  9. Session beitreten und Interaktionen während der Session
    1. Vortrag/Session aufrufen und beitreten
    2. Interaktionen während eines Vortrags/Session
  10. Ausstellerbereich und Kontakt mit Aussteller herstellen
  11. Video-Anleitungen

Technische Systemvoraussetzungen

Um eine optimale Nutzung der Online-Plattform “Accelevents” zu erreichen, empfielt der Anbieter folgende Systemvoraussetzungen:

  • Desktop PC oder Laptop/Notebook
  • Chrome (sehr empfohlen), Firefox, Edge oder Safari (bedingt empfohlen)
    (Internet Explorer oder andere Browser werden nicht empfohlen!)
  • Internetverbindung mit ausreichender Verbindungsrate (mind. 5mbs)
  • Zugriff auf Kamera, Mikrofon & Benachrichtigungen erlauben
  • Pop-ups zulassen

Detailliertere Informationen dazu (Einstellungen Browser)
» Tutorial Accelevents optimale Systemvoraussetzungen

Troubleshooting Accelevent Login oder Teilnahme an Sessions
» Troubleshooting Accelevents Login und Sessions

Zugang zur virtuellen Konferenz-Plattform

Ab Mitte November werden Sie vom Lean42 Team automatisch zur virtuellen Plattform (Portal) hinzugefügt. Sie erhalten vom Event-Dienstleister “Accelevent” eine Nachricht über Ihr virtuelles Ticket “Your Ticket for Lean EAM Konferenz 24.11.2021”.

Die Virtuelle Konferenz-Plattform ist erst ab dem 23.11.2021 (Dienstag) verfügbar.

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie keine E-Mail mit Ihren Ticketinformationen erhalten haben oder prüfen Sie Ihr SPAM-Postfach!

Die E-Mail enthält erste Informationen und den Link zur virtuellen Konferenz-Plattform (Accelevents).

  1. Link über Accelevent E-Mail-Nachricht öffnen
  2. Passwort festlegen
    • Geben Sie in dem erscheinenden Dialog zunächst Ihre E-Mail-Adresse ein, an die Sie die E-Mail von Accelevents erhalten haben.
    • Legen Sie in dem nächsten Dialog ein Passwort fest und merken Sie sich dieses.

Die virtuelle Konferenz-Plattform können Sie nach erfolgreichem Einloggen immer über diese URL erreichen:

https://www.accelevents.com/e/LeanEAMKonferenz2021/portal/

» YouTube Video: Tutorial Accelevents Teilnehmer Login
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Übersicht Foyer und Navigation (Bereiche)

Ab dem 23.11.2021 (Dienstag) haben Sie Zugriff auf die Virtuelle Konferenz-Plattform.

Foyer

In der Mitte sehen Sie in Reitern aufgeteilt folgende Inhalte:

  • Feed:
    Im Feed werden wir als Veranstalter verschiedene Nachrichten posten, wie zum Beispiel Änderungen an der Agenda.
  • Agenda:
    Im Reiter Agenda haben Sie eine komplette Übersicht über alle Vorträge, Sessions und Workshops.
  • Sponsoren:
    Alle Sponsoren und Aussteller, die diesebnn Event unterstützen, sind hier aufgelistet
  • Info Desk:
    • Im Info Desk finden Sie bereits einige “FAQs” – Antowrten zu Fragen, die während der Benutzung der Plattform auftauchen könnten.
    • Darunter unter “Documents & Links” sehen Sie die Links zu den Tutorials hier auf diese Seite.

In der linken Seitenspalte können Sie folgende Bereiche ansteuern:

  • Hauptvorträge
    • Alle Vorträge aus dem Track 1 des Hauptprogramms werden hier als Live-Stream übertragen.
  • Breakout Session
    • Alle Vorträge aus Track 2 werden hier als Live-Stream übertragen. Hier können mehrere Sessions parallel gehalten werden.
  • Workshops
    • Neben den Vorträgen können auch Workshops gehalten werden, bei denen die Teilnehmer alle per Video und Audio zugeschaltet sind.
  • Ausstellerbereich
    • Im Ausstellerbereich finden Sie alle Showrooms der Aussteller
  • Teilnehmer
    • Hier sehen sie eine Übersicht über alle Teilnehmer der Virtuellen Konferenz-Plattform. Über diese Übersichtsseite können Sie mit den Teilnehmern in Kontakt treten.

» YouTube Video: Tutorial Accelevents Teilnehmer Übersicht Plattform (Foyer) und Navigation
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Übersicht Channels, Chats und My Meetings

Channels

  • Klicken Sie im rechten Seitenbereich auf das kleine Pfeil-Symbol, welches sich links neben der Seitenleiste befindet.
  • Es öffnet sich eine weitere Seitenleiste mit den Chat-Channels (#Name) der Vorträge und der Aussteller, wenn Sie mit diesen vorher bereits über den Chat-Channel des Ausstellers in Kontakt getreten waren.
  • Klicken Sie auf einen Channel
    • In der rechten Seitenspalte öffnet sich der Chat-Verlauf des Channels
    • Standardmäßig sind bei den meisten Vorträgen die Chats ausgeschaltet

Chats (Direct Messages)

  • Öffnen Sie wie unter #Channels beschrieben die Channel-Seitenleiste
  • Klicken Sie rechts neben “Channels” auf “Direct Messages”
  • Es öffnet sich eine Liste der Kontakte, mit denen Sie bereits einen Chat durchgeführt haben
  • Klicken Sie auf einen Kontakt
    • In der rechten Seitenspalte öffnet sich der Chat-Verlauf mit dem Kontakt
    • Sie können hier den Chat weiterführen

My Meetings

  • Klicken Sie oben, neben Ihrem Profil, auf das Kalender-Symbol für “My Meetings”
  • Wenn ein Teilnehmer Ihre Anfrage für ein Meeting akzeptiert hat, erscheint dieses Meeting in der Übersicht “My Meetings”
  • Wenn der Teilnehmer Ihre Anfrage nicht angenommen hat, wird das Meeting auch nicht hier erscheinen

» YouTube Video: Tutorial Accelevents Teilnehmer Übersicht über Channels, Chats und My Meetings
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Chat- und Meeting-Anfragen zulassen

Standardmäßig ist das Erhalten von Meeting Requests und Chat-Nachrichten bei jedem Teilnehmer erlaubt.

  • Klicken Sie oben auf Ihr Profil
  • Es öffnet sich Ihre Profil-Seite
  • Scrollen Sie bis ans Ende der Seite, dort finden Sie die Optionen:
    • Accept Meeting Reuests
    • Accept Direct Messages
  • Bei aktivierter Checkbox (blau) ist das Erhalten der Anfragen/Chats (Direct Messages) erlaubt
  • Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie keine Meeting Requests und/oder Chats erhalten wollen
  • Speichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf den Button “Submit”

» YouTube Video: Tutorial Accelevents Teilnehmer Chat und Meetinganfragen zulassen
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Chat- und Meeting-Anfragen erstellen

  • Klicken Sie in der linken Seitenspalte auf “Teilnehmer”
  • Es öffnet sich eine Übersicht aller Teilnehmer, die sich auf der Plattform eingeloggt haben

Chat (Direct Message) erstellen

  • Klicken Sie in der Teilnehmer-Übersicht bei dem Teilnehmer, mit dem Sie chatten möchten, auf das Sprechblasen-Symbol
  • In der rechten Seitenleiste erscheint das Chat-Fenster mit dem Teilnehmer
  • Geben Sie unten in das Eingabefeld Ihre Nachricht ein und betätigen die Enter-Taste
  • Über das Plus-Symbol im Eingabefeld können Sie auch Dateien schicken
  • Mit einem Klick auf das Smiley öffnen Sie den Emoji-Picker

Meeting-Request erstellen

  • Klicken Sie in der Teilnehmer-Übersicht bei dem Teilnehmer, mit dem Sie ein Meeting vereinbaren möchten, auf das Kalender-Symbol “Meet”
  • Wählen Sie zuerst die richtige Zeitzone!
    • Klicken Sie dazu zuerst auf das untere Dropdown-Menü “Timezon for the meeting”
    • Wählen Sie die Zeitzone GMT+2:00: European Central Time (CET)
  • Wählen Sie erst dann im oberen Dropdown-Menü den Tag und dann die Uhrzeit
  • Senden Sie Ihre Anfrage mit einem Klick auf “Send Request” ab.
  • Wenn der Teilnehmer Ihre Anfrage angenommen hat, erscheint Ihr Meeting unter #My Meetings

» YouTube Video: Tutorial Accelevents Teilnehmer Chat- und Meeting-Anfragen erstellen
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Chatnachricht empfangen

  • Eine neue Chat-Nachricht erkennen Sie an der pulsierenden Zahl in dem kleinen Kreis, links neben der rechten Seitenleiste
  • Klicken Sie auf die Zahl, es öffnet sich die #Channels-Liste
  • Klicken Sie rechts neben “Channels” auf “Direct Messages”, siehe #Chats
  • Eine Zahl in einem blauen Badge neben dem Namen des Teilnehmers zeigt Ihnen an, wer Ihnen eine Nachricht gesendet hat und wie viele neue Nachrichten.

» YouTube Video: Tutorial Accelevents Teilnehmer Chatnachrichten empfangen
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Mit Teilnehmer verknüpfen und Video-Chat

Einen Video-Chat mit einem Teilnehmer können Sie erst durchführen, wenn Sie mit dem Teilnehmer verknüpft sind.

Mit Teilnehmer verknüpfen

  • Klicken Sie in der Teilnehmer-Übersicht bei dem Teilnehmer, mit dem Sie sich verknüpfen möchten, auf den Button “+Connect”
  • Der Teilnehmer erhält eine Nachricht über Ihre Verknüpfungs-Anfrage
  • Wenn der Teilnehmer der Anfrage zustimmt, erscheint in der rechten oberen Ecke des Teilnehmers ein grüner Haken.

Anfrage für Video-Chat erstellen

  • Klicken Sie auf das Kamera-Symbol bei dem Teilnehmer
  • Es erscheint ein Dialog, in dem Ihnen mitgeteilt wird, dass Sie den Teilnehmer anrufen
  • Wenn der Teilnehmer Ihren Anruf annimmt, baut sich das Video-Chat-Fenster auf
    • Bitte stellen Sie im Dialogfenster sicher, dass Ihre Kamera und Ihr Mikrofon funktionieren und übertragen
    • Klicken Sie auf den Button “Join” um mit dem Teilnehmer den Video-Chat zu starten
  • Der Video-Chat zwischen Ihnen und dem Teilnehmer ist nun hergestellt
  • Um den Video-Chat zu beenden, klicken Sie auf den Button “End”

Erhaltene Anfrage für Video-Chat annehmen

  • Wenn ein Teilnehmer Sie zu einem Video-Chat einlädt, erhalten Sie in einem Dialog die Nachricht dazu
  • Klicken Sie auf “Answer” um den Anruf anzunehmen
  • Es baut sich das Video-Chat-Fenster auf
    • Bitte stellen Sie im Dialogfenster sicher, dass Ihre Kamera und Ihr Mikrofon funktionieren und übertragen
    • Klicken Sie auf den Button “Join” um mit dem Teilnehmer den Video-Chat zu starten
  • Der Video-Chat zwischen Ihnen und dem Teilnehmer ist nun hergestellt
  • Um den Video-Chat zu beenden, klicken Sie auf den Button “End”

» YouTube Video: Tutorial Accelevents Teilnehmer verknüpfen und direktes Videomeeting stellen und annehmen
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Vortrag/Session beitreten und Interaktionen während der Session

  • Sie können einem Vortrag / einer Session erst zum terminierten Zeitpunkt beitreten
  • Solange können Sie den Vortrag/Session mit einem Klick auf den Stern zu “My Interests” hinzufügen ..
  • oder mit einem Klick auf “Register” zu “My Sessions” hinzufügen.
  • Eine Übersicht über “My Interest” und “My Sessions” finden Sie in den Filtermöglichkeiten der Agenda

Vortrag/Session aufrufen und beitreten

  • Klicken Sie bei der Session, der Sie beitreten möchten, auf den Button “Join”
  • Es erscheint die Vortrags-Seite (Session)
  • Solange der Referent die Übertragung “broadcast) noch nicht gestartet hat, sehen Sie zunächst nur eine graue Fläche
  • Erst wenn der Referent den Broadcast startet, beginnt die Übertragung des Vortrages

Interaktionen während eines Vortrags/Session

Während und nach der Session haben Sie in der rechten Seitenleiste diverse Möglichkeiten für Interkationen mit den Teilnehmern:

Vortrags-Chat

  • Der Vortrags-Chat ist bei den meisten Vorträgen deaktiviert. Bitte nutzen Sie für Ihre Fragen das Modul #Q&A oder das Modul für Umfragen #Poll

Umfrage (Poll)

  • Referenten und Teilnehmer können eine Umfrag erstellen und an Umfragen teilzunehmen
  • Klicken Sie dazu auf das Balkendiagramm-Symbol “Poll” in der rechten Seitenleiste
  • Klicken Sie rechts oben auf “+ Add Poll”
  • Tippen Sie Ihre Frage ein
  • Tippen Sie bis zu zwei Antworten ein
  • Fügen Sie, wenn nötig, über “Add Answer” weitere Antworten hinzu
  • Klicken Sie auf “Save” um Ihre Umfrage zu speichern
  • Anschließend sehen Sie ihre erstellte Umfrage in der Übersicht unter “Polls”
  • Hier können Sie Ihre Umfrage noch mal editieren
  • Klicken Sie auf “launch Poll” um Ihre Umfrage endgültig zu erstellen und den Teilnehmern sichtbar zu machen

Teilnehmer (People)

  • Klicken Sie auf den Reiter “People” um eine Liste der Teilnehmer anzuzeigen
  • Klicken Sie auf einen Namen, um mit der Person direkt zu chatten

Q&A

  • Neben dem Reiter “Q&A” wird mit einer Zahl in einem blauen Badge angezeigt, wie viele unbeantwortete Questions eingegeben wurden
  • Klicken Sie auf den Reiter “Q&A”
  • Offene Fragen sehen Sie im Bereich “Open”
    • Geben Sie Ihre Frage im Eingabefeld ein und klicken auf “Submit”
    • Offene Fragen kann der Referent “Live” beantworten, dann wird er die Antwort auf die Frage auf der Tonspur seines Vortrages geben
    • Um eine Antwort in Textform abzugeben, klicken Sie auf “Type Answer” und geben Sie Ihre Antwort in das Eingabefeld
    • Senden Sie Ihre Antwort mit einem Klick auf “Send” ab
  • Im Bereich “Answered” sehen Sie alle beantworteten Fragen
  • Im Bereich “Dismissed” werden die Fragen aufgelistet, die der Referent als dismissed gekennzeichnet hat

» YouTube Video: Tutorial Accelevents Teilnehmer Session beitreten und Interaktionsmöglichkeiten
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Ausstellerbereich und Kontakt mit Aussteller herstellen

  • Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Ausstellerbereich
  • Wählen Sie den Aussteller, den Sie besuchen möchten
  • Klicken Sie auf das Logo, um den Showroom zu betreten
  • In der rechten Seitenleiste sehen Sie den Aussteller-Chat
  • Scrollen Sie ganz nach unten, um die verfügbaren Mitarbeiter des Ausstellers zu sehen
  • Klicken Sie auf das Sprechbalsen-Symbol für einen Chat, der Chat mit dem Mitarbeiter öffnet sich in der rechten Seitenspalte (siehe dazu #Chat erstellen)
  • Klicken Sie auf das Kalender-Symbol, um mit dem Teilnehmer ein Meeting zu vereinbaren (siehe dazu #Meeting vereinbaren)

» YouTube Video: Tutorial Accelevents Teilnehmer Kontakt mit Aussteller herstellen
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Video-Anleitungen

Sehen Sie sich hier die Anleitungen als Video an:

» YouTube Video Playlist: Tutorials Accelevents Lean EAM Konferenz 2020
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