Tutorial – Accelevent Exhibitor Admin Login & Booth Set-up

Für die Virtuelle Konferenz-Plattform wird der Online-Anbieter “Accelevent” benutzt. Hilfe finden Sie dort unter (nur Englisch):
https://support.accelevents.com/en/collections/106225-for-speakers-exhibitors-and-attendees (Ab Abschnitt “Exhibitor Experience”)
https://support.accelevents.com/en/articles/4009021-i-m-an-exhibitor-at-a-virtual-event-what-do-i-do

Inhalt

  1. Systemvoraussetzung
  2. Bearbeitungshinweise
  3. Zugang zur virtuellen Konferenz-Plattform
  4. Company Details editieren
  5. Produkte hinzufügen
  6. Team-Mitglieder verwalten
  7. Download Tutorial PDF
  8. Video-Anleitung

Technische Systemvoraussetzungen

Um eine optimale Nutzung der Online-Plattform “Accelevents” zu erreichen, empfielt der Anbieter folgende Systemvoraussetzungen:

  • Desktop PC oder Laptop/Notebook
  • Chrome (sehr empfohlen), Firefox, Edge oder Safari (bedingt empfohlen)
    (Internet Explorer oder andere Browser werden nicht empfohlen!)
  • Internetverbindung mit ausreichender Verbindungsrate (mind. 5mbs)
  • Zugriff auf Kamera, Mikrofon & Benachrichtigungen erlauben
  • Pop-ups zulassen

Detailliertere Informationen dazu (Einstellungen Browser)
» Tutorial Accelevents optimale Systemvoraussetzungen

Troubleshooting Accelevent Login oder Teilnahme an Sessions
» Troubleshooting Accelevents Login und Sessions

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Bearbeitungshinweise

  • Die Online-Plattform Accelevent ist nur mit einer Internetverbindung über einen Browser erreichbar.
  • Die Plattform verfügt über eine “auto-save” Funktion, dies kann vor allem bei der Textbearbeitung zu Überschneidungen der Bearbeitung und dem automatischen Absichern kommen.
  • Wir empfehlen das Erstellen und Bearbeiten von Texten in einem externen Editor im HTML-Format, das Sie dann per Copy & Paste über den “Code-Editor” des “WYSIWYG-Editors” einfügen.

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Zugang zur virtuellen Konferenz-Plattform

  1. Link über Accelevent E-Mail-Nachricht öffnen
    • Sie erhalten, auf die von Ihnen genannte E-Mail-Adresse für den “Exhibitor Admin”, eine E-Mail von dem Plattform-Anbieter “Accelevent” mit dem Betreff “You’ve been granted access to an Accelevents account”.
    • Bitte klicken Sie in dieser E-Mail auf den Button “Access the Account”.
    • Der Link führt Sie auf die virtuelle Konferenz-Plattform.
  2. Passwort festlegen
    Legen Sie in dem erscheinenden Dialog ein Passwort fest und merken Sie sich dieses.

Ihren Ausstellerstand in der virtuellen Konferenzplattform können Sie nach erfolgreichem Einloggen immer über diese URL erreichen:

https://www.accelevents.com/e/LeanEAMKonferenz2020/portal/mybooth

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Company Details editieren

  1. Mein Ausstellerstand
    • Nach dem erfolgreichen Einloggen in die Virtuelle Konferenz-Plattform gelangen Sie direkt auf “Mein Ausstellerstand”.
    • Klicken Sie hier auf den Tab “Company Details”.
  2. Logo ändern
    • Ihr Logo wurde bereits hinzugefügt. Wenn Sie es ändern wollen, dann klicken Sie auf “Change Logo” und laden das gewünschte Logo von Ihrer Festplatte.
    • Die optimale Bildgröße Ihres Logos sollte 700 x 350 px sein. Bitte schneiden Sie es im Dialogfeld entsprechend zu und klicken auf “Crop & Save”.
  3. Stream Provider
    • Wenn Sie einen Live Stream durchführen wollen, wählen Sie hier den Provider “Zoom” aus.
    • Bitte beachten Sie, dass Sie für die Meeting ID eine entsprechende ID aus Ihrem Zoom-Profil verwenden müssen. Erstellen Sie dazu in Zoom (nicht in Accelevent) ein Meeting und geben die entsprechende ID hier an. Das Erstellen eines Passwortes ist optional.
    • In Ihrem virtuellen Booth erscheint dann ein Button “Join Meeting”
    • Achten Sie darauf, dass das Zoom-Meeting in Zoom rechtzeitig gestartet sein muss, damit die Teilnehmer dem Meeting beitreten können.
  4. Promo Video
    • Geben Sie einen Link aus YouTube, Wistia oder Vimeo ein.
    •  In Ihrem virtuellen Booth erscheint dann ein Video.
  5. Exhibitor Description
    • Über einen WYSIWYG-Editor können Sie die Beschreibung Ihres Unternehmens/Produktes eingeben.
    • Sie können den Text formatieren (Schriftart, Schriftschnitt, Schriftfarbe und Absatzformatierung) und weitere Elemente wie Bilder, Links, Videos, Tabellen, Emojis und Sonderzeichen hinzufügen.
    • Über den Code View können Sie den Text als HTML-Code bearbeiten.
  6. Offer Link
    Geben Sie in der Eingabezeile die URL zu ihrem Angebot ein. Sie können das Angebot ebenfalls im WYSIWYG-Editor beschreiben. Die Formatierungsmöglichkeiten sind die gleichen wie bei “Exhibitor Description”.
  7. Add Social Links
    Geben Sie, soweit vorhanden, die ganze URL (inkl. https://) zu Ihren Social Media Profilen hier ein.
  8. Upload Document
    Laden Sie hier Dokumente im Format pdf,.doc,.docx,docxx hoch.
  9. Manage Document
    • Um einen Link auf eine Webseite oder auf ein öffentliches Dokument hinzuzufügen, klicken Sie zunächst auf den Button “Add”.
    • Geben Sie dann den Namen des Dokumentes und die öffentlich zugängliche URL ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Button “Submit”
  10. Speichern
    Vergessen Sie nicht, Ihre Bearbeitungen mit einem Klick auf den Button “Save” am Ende der Seite abzuspeichern!

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Produkte

Klicken Sie auf den Tab “Products” um Ihrem Booth Produkte hinzuzufügen.

  1. Produkte hinzufügen
    Klicken Sie auf auf den Button “+ Add Product” um ein Produkt hinzuzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster.
  2. Item Name & Item Price
    Geben Sie hier den Namen des Produktes und den Preis ein. Beachten Sie, dass beim Preis nur ein numerischer Wert möglich ist.
  3. Description
    • Geben Sie über den WYSIWYG-Editor die Beschreibung Ihres Produktes ein.
    • Sie können den Text formatieren (Schriftart, Schriftschnitt, Schriftfarbe und Absatzformatierung) und weitere Elemente wie Bilder, Links, Videos, Tabellen, Emojis und Sonderzeichen hinzufügen.
    • Über den Code View können Sie den Text als HTML-Code bearbeiten.
  4. Discount Type & Discount
    • Als Discount Type können Sie “Percentage” oder “Flat” auswählen.
    • Die Zahl unter “Discount” wird bei Percentage als Prozent, bei Flat als € ausgegeben.
  5. Image
    Laden Sie ein Produktbild hoch. Das Bild darf nicht mehr als 2MB groß sein. Das Bild wird in der Übersicht der Produkte angezeigt.

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Team-Mitglieder verwalten

Klicken Sie in der Ansicht “Mein Ausstellerstand” auf den Tab “Team” um die Team-Mitglieder Ihres Booths zu verwalten.

  1. Team-Mitglied hinzufügen
    • Klicken Sie auf den Button “+ Add Staff” um einen weiteren Mitarbeiter hinzuzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster an der Seite.
    • Geben Sie den Vor- und Nachnamen des Team-Mitglieds, sowie die E-Mail-Adresse, ein.
    • Bitte beachten Sie, dass die Team-Mitglieder, die Sie hier hinzufügen möchten, auch die Personen sein müssen, die laut Ihres Ausstellerpakets bei den virtuellen Zusatzleistungen die virtuellen Ausstellertickets erhalten sollen!
    • Premium-Aussteller erhalten 3 zusätzliche virtuelle Konferenz-Tickets, Standard-Aussteller 2 virtuelle Konferenz-Tickets.
    • Das Hinzufügen von mehr als 3, oder 2 Mitgliedern, ist nicht möglich.
  2. Rolle
    Vergeben Sie der Person die Rolle “Exhibitor Admin” oder “Lead Retriever”
    • Exhibitor Admins: haben Zugriff auf das Einrichten und Bearbeiten der Company Details, Produkte und Team-Mitglieder und können auch als Lead Retriever fungieren.
    • Lead Retriever: fungieren als Unternehmensvertreter für die Teilnehmer und stehen für Live-Chats am virtuellen Booth zur Verfügung. Sie haben keinen Zugriff auf die Aktualisierung / Änderung des Booth Set-ups.
  1. Speichern
    Vergessen Sie nicht, Ihre Bearbeitungen mit einem Klick auf den Button “Save” am Ende des Dialogs abzuspeichern!

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Download Tutorial

Laden Sie hier das Tutoral als PDF runter:

» Tutorial Accelevents Exhibitor Admin Login & Set-up

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Video-Anleitung

Sehen Sie sich hier die Anleitung als Video an:

» YouTube Video: Tutorial Accelevents Exhibitor Admin Login & Set-up
(Sie verlassen die Homepage und werden zu YouTube weitergeleitet)

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